計画を立てる事は、仕事の基本です。
それなりに出来る人は意外と多い。
でも、他の人に説明できる人は、かなり少ないんです。
はじめに – なぜ説明できないのか
他の人に計画を説明できないのは、計画が抽象的だからです。
具体的な計画があれば、説明はできるはずです。
稀に説明下手の人はいますが、それでも具体的な計画があれば、それなりに説明できるし、それを文書にしておけば見せる事も出来ます。
説明できないことのデメリット
作業の計画を説明できないと、以下のようなデメリットが考えられます。
手伝ってもらえない
計画を説明できないと、手伝ってもらえません。
職場に、いつも急に作業を依頼してきたり、急に手助けを要求してくる人とか、いませんか？
急に言われても自分の作業もあるし、「もっと早よ言わんかい！」と叫びたくなります。
事前に計画を提示されていれば、ある程度、依頼されることも予測できますし、何よりスケジュールの調整が可能になります。
また、体制の漏れや作業の漏れも指摘できます。
管理が出来ない
計画が無いと管理ができません。
計画に基づいて進んでいるのか、それとも、突発的な事件が発生しているのか。
そもそも計画がないと現実との比較ができませんので、「計画通りです」とは言えません。つまり、管理できていない状況になります。
なお、管理とは何かについては、別途解説します。
終わらない
計画が無いと終わりません。
完了の基準が分からないからです。
さすがに、無計画で突き進んでもいつかは完了するとは思いますが、その完了は非常にスッキリしないものとなります。
計画とはなにか
ここでいう「計画」とは、スケジュールだけの事ではありません。
今後どうするという、方針や方法も含めて、計画と呼んでいます。
個人的な目標を達成するための計画もあれば、事業計画やプロジェクト計画など、壮大なものもあります。
計画は、「このあとどうする？」という問いに対する答えであり、これが無いと大きな事を成し遂げることはほぼ不可能でしょう。
計画は必ず文書、つまり「計画書」にします。計画書は大まかな方針から詳細までできるだけ細かく具体的に落とし込まれている方が良いでしょう。
すごい人だと、自分の目標の計画書が数十ページだったりするという話も。
計画を作る第一歩
筆者は、よく使う手ですが、
「で？どうすんの？」
と聞きます。
ほぼ、間違いなく、計画を喋り始めます。
「説明できている」か、「具体的か」は別として。
自分自身で計画を作っていても、「さあ、どうしよう？」と考えて、その答えを計画とします。
ここを計画のスタート地点とするのが良いでしょう。
あとは詳細に、具体的にするだけです。
具体的にするには
計画を具体的にする方法は、いくつか有ります。
筆者が以下の観点でチェックして、計画を具体的にして行きます。
日付は具体的か
作業の具体的な日付、開始や終了、期限の事です。
また、別の人からの提供物などの日付もこれにあたります。
いつ頃→いつの週→いつの日→何時
といった具合に、だんだん詳細化してゆくと決めやすいです。
また、日付が決められない場合は、なぜ決められないのかを考えると良いでしょう。
別の日付を先に決めないといけないことが分かったりします。
人物は具体的か
作業には、必ず人物が関係します。
どこの会社→どこの部署、役割→誰
といった具合に、詳細化できます。
人物だけでなく、稀に、物の場合もありますが、同じ考えです。
名称があるか
物には必ず名称があります。
例えば、ＩＴ業界では「設計書」というものがありますが、それが「基本設計書」なのか「詳細設計書」なのかという事です。
帳票といっても、それが「給与明細書」なのか「連絡先一覧」なのか、という事です。
仕事上、物には必ず何らかの固有名詞があります。それを使用できていると完璧です。
アクションは具体的か
計画は最終的には行動、つまりアクションに落とし込まれます。
「アプリケーション作成」といっても、ソースコードを打ち込むとか、テストするとか、いろいろあります。
「説明会」といっても、説明資料作成するとか、会議室の予約とかいろいろあります。
行動が見えないと、だれも実行できません。
自分自身の作業であっても、同じです。
具体的になっていると、着手しやすくなり、計画通り進めやすくなります。
具体的にするときの注意
具体的にするのは良いのですが、最初の方針や概要については、残すようにしましょう。
あとで、計画を変更するときに変な方向に進むのを防ぐ事ができます。
文書にする
さて、計画を立てたら、必ず文書にします。
これは、目に見える形で計画を残すということです。
そうすることで、管理が出来るようになり、他の人にも情報共有しやすくなります。
また、文書にする際に、計画の漏れが発見できます。
実行する
あとは、計画に従って、実行するだけですね。
ただ、一つ注意事項があります。
物事は必ず計画通りに進むとは限りません。むしろ、計画通りに行かない事の方が多いです。
計画と実際のずれが出てきたら、現状を補正するか、計画を見直しましょう。
計画を変更するには勇気が要りますが、どうしようもない場合に計画とずれたまま突き進むよりは、必ず良い結果になります。
最後に
計画をきっちり立てる事は、仕事の基本です。
上記では、なんとなくプロジェクト管理よりの説明になってしまいましたが、仕事でも、家族旅行でも、家を買うのも立てるのも、計画しておくと、非常に楽に事を進める事ができます。
