応用がきく!「一覧」で効率良く作業する方法



効率良く作業する方法を紹介します。

それは・・・

「一覧を作成してから処理すること」
です。

(2014/08/11 「一覧を作成しないとどうなるか」追記)

一覧を作成することで、全体量が分かります。

一覧を見渡すことで、処理の順番を最適化することができます。

作成した一覧を消し込んで行くことで、漏れがなくなります。

使った一覧を後から見なおして、次回に役立てる事ができます。

そして、なんといっても、達成感がでます。

どうですか?
一覧って、すばらしいでしょう?

一覧を作成しないとどうなるか

一覧を作成しなかったら、どうなるのでしょう。

きっと、思いついた順に処理進めて行くことになるでしょう。

対して重要でないものに時間をかけたり、重要な物が後回しになってしまって、結局時間が無くなったり、作業を延長したりする必要がでてきます。

一覧を作成することで、全体を見渡し、重要なものや同時にできるものを把握することができるのです。

一覧を作成する例

やる事は簡単ですので、以下に例を出します。

例1 買い物

買い物する場合は、買おうと思っているものを書き出します。

  • 牛乳
  • クッキー
  • パン
  • 台所用洗剤

という具合です

次に一覧を眺めて、本当に買うものを決めます。

  • 牛乳
  • クッキー
  • パン
  • 台所洗剤

クッキーはやっぱり買うのをやめましたので、取り消し線で消しました。

あとは、この一覧を持って、お店へ行き、順番に買うだけです。

一覧を作る事で、

  • どの店に行くか
  • どの順番で買うか

も考えることができます。

例2 たくさんの本を整理

たくさん物があって、整理したい場合でも、一覧を使います。

とりあえず、すべての本を一覧にしましょう。

  • 小説「燃えよ杖」
  • 自己啓発本「一覧の力」
  • 自己啓発本「あなたも整理上手」
  • 漫画「究極少年G」
  • 小説「坂本がゆく」

のような感じです。(本のタイトルは架空の物です。)

一覧にすると、例えば、小説が複数あるな、と分かりますので、順番を入れ替えて見やすくします。

  • 小説「燃えよ杖」
  • 小説「坂本がゆく」
  • 自己啓発本「一覧の力」
  • 自己啓発本「あなたも整理上手」
  • 漫画「究極少年G」

あとは、一覧に従って、本を手にとり、棚に並べるだけです。

例3 複雑な作業

仕事やプライベートでも複雑な作業は発生します。
そのような場合でも、一覧が使えます。

    • 車を水洗いする
    • 水分を拭き取る
    • ワックスをかける
    • ワックスを拭き取る
    • 車内を掃除機がけする

という具合です。

  • 全部でどのような作業があって
  • どのような順番で行うか、また、同時に行うか
  • 他の人にお願いできる作業はどれか

を検討でき、効率良く作業が進められます。

上級編「絞り込み」

「一覧のうち、これと、これをやる。」という場合は、よくあります。

その場合は、一覧のどれを対象とするか、まず、対象となるものに、印を付けます。
その後印を付けたもののみ順番に処理することができます。

ちなみに、Excelなどの表計算ソフトで一覧を作っている場合、「フィルタ」という技を使うと非常に効率的です。

一覧を作成するときのコツ

少しだけコツがあります。これを守れば、一覧マスターになれます。

すべてを記載する

一覧を作成する時点で、その項目が不要だと思って省いてはいけません。
あとから、追加するのは至難の技です。
要らないかも、と思っても一覧に記載しましょう。

不要ならあとで簡単に消せます。

明細で作成する

一覧を作成するときは、その時点で考えられる限りの明細で作成します。

複数の項目を1つにまとめたりしてはいけません。

例えば、牛乳とオレンジジュース、グレープフルーツジュースをまとめて、「飲み物」と記載したりしてはいけません。

最後に

「一覧を作成する」という一手間をかけるだけで、非常に効率的に進めることができます。

騙されたと思って、やってみてください。

作業効率も上がって、達成感もでますよ!!

編集履歴

2014/07/04 初版
2014/08/11 「一覧を作成しないとどうなるか」追記)

 

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