netamono.で公開しているリフィルの中で、最も分かりにくいであろうUnscheduledTaskListについて解説します。
長いので、ゆっくりお読みください。
実行時期が決まっていないタスクの管理から、委任状態の管理、大きなタスクの計画など、かなりの事が一枚のシートで出来るように設計してあります。
そもそも、タスクが多くない人は、このシート一枚でタスク管理が出来てしまうかもしれません。
項目の説明
まずは、項目の説明から
①In
発生日です。
記入や、思いついた日を記入します。
ジャーナルメモや会議メモからの転記の場合には、 いつのメモか分かるようにその日付を記入します。
UnscheduledTaskListからの転記の場合は、→を付けて日付を記入します。
②Limit
タスクの期限を記入します。
期限なので、「絶対にその日までに 実行しなければどこかに悪影響が出る日」を記入します。
③@/→
タスクを実行できる状況や相手、時期などを記入します。
GTD的に言うと、コンテキストですね。
また、「→」を付けて誰かに委任したい事を記入します。
フランクリン・プランナー的にいうと、Delegateですね。
筆者はコンテキストとして使用する場合は、面倒なので、@は省略しています。
また、人だけでなく、状況や時期、場所、条件(「依頼発生時」など) でも良いでしょう。
要はそのタスクを実行可能かを判断できる事柄を記入します。
④Complete
完了日を記入します。
日付が面倒ならレ点だけでも良いかと思いますが、ジャーナルメモ等を参照する場合に便利が事が多いので、完了日を記入する方がおすすめです。
また、スケジュールが決まって、Weeklyなどのスケジュールに転記した場合も日付を記入します。
その場合、日付に括弧をつけるなどをすると後で分かりやすいです
UnscheduledTaskListへ転記した場合は、→をつけて日付を記入します。
⑤Tasks
タスクの内容を記入します。
括弧内にはカテゴリ等を記入すると良いでしょう。
⑥カテゴリ
ページを全体を一つのカテゴリやプロジェクト用に使う場合、ここに記入すると良いでしょう。
⑦完了チェック
ページ全体が完了したらここにチェックマークを付けます。
UnscheduledTaskListは、使っていてしばらくすると、１ページに数個のタスクのみが残る状態となります。
ページが増えてくると、全部終わっているページなのか、タスクが残っているのかが判断しにくくなるため、ページ自体にチェックマークを付けています。
使い方
マスタータスクリストとして使う
いつかやろうと思っているタスクをすべて記入して、マスタータスクリストとして使います。
やり方は簡単。
とりあえず、やるべき事をすべて記入するだけです。
あとは、今出来ることを順番に実行するか、いつ実行するかを決め、Completeを増やしていくだけです。
INBOXとして使う
GTD的にINBOXとして使用する事も可能です。
思いついたやるべき事をとりあえずこのシートに記載します。
一通り記載したら、次は「処理」します。
今出来る事を実行したり、いつやるかを決めます。
委任管理として使う
「→」の欄を使用して、誰かに任せられるタスクは、誰かに委任します。
委任したら、 完了報告があるまで待って、完了を確認後、Complete欄に日付を記載します。
できれば、委任した日をメモしておくとより良いでしょう。
目標設定に使う
目標も一旦UnscheduledTaskListに記載してしまいます。
目標に向けて、タスクを分解しさらにUnscheduleTaskListに記入します。
このとき、別のUnscheduledTaskListを作って、右上のカテゴリ欄に目標を記入して別管理としても良いですし、同じページにどんどん記入しても良いです。
分解したら元のタスクのComplete欄に→を付けて日付を書きます。
分解した方のタスクには、In欄に→をつけて日付を書きます。
分解したタスクは実行するなり、さらに分解してUnscheduledTaskListに追記して実行してゆきます。
プロジェクトのタスクリストとして使う
右上のカテゴリ欄にプロジェクト名を記入して、プロジェクト専用のタスクリストとして使う事ができます。
また、Tasksの括弧内にプロジェクトの略号を書いて、使う事も可能です。
その他の使い方
UnscheduledTaskListは使い方次第では、GTDにも使えますし、The Autofocus Time Management Systemにも使えます。
レビューする
UnscheduledTaskListは定期的にレビューすることをおすすめします。
定期的に見返すことで、忘れているタスクを思い出したり、実は完了していたり、する必要が無くなったタスクを整理することができます。
また、上にも書きましたが、UnscheduledTaskListは、しばらく使っているとページ上に残り数個のタスクが残った状態となります。
こうなると、このシートの効果が半減するので、新しいUnscheduledTaskListに転記して、古いUnscheduledTaskListは、完了にしてしまいます。
こうする事で、完了タスクを整理したり、新しく計画を考える事が可能です。
最後に
UnscheduledTaskListと大げさな名前が付いていますが、要は汎用的なタスクリストです。
筆者は、上の使い方を「一枚の紙」にごちゃ混ぜに書いて使っています。
あえて、このリフィルである必要もありませんが、使っていただければ幸いです。
ダウンロード
UnscheduledTaskListは こちらからダウンロードできます。
