効率良く作業する方法を紹介します。
それは・・・
「一覧を作成してから処理すること」
です。
(2014/08/11 「一覧を作成しないとどうなるか」追記)
一覧を作成することで、全体量が分かります。
一覧を見渡すことで、処理の順番を最適化することができます。
作成した一覧を消し込んで行くことで、漏れがなくなります。
使った一覧を後から見なおして、次回に役立てる事ができます。
そして、なんといっても、達成感がでます。
どうですか？
一覧って、すばらしいでしょう？
一覧を作成しないとどうなるか
一覧を作成しなかったら、どうなるのでしょう。
きっと、思いついた順に処理進めて行くことになるでしょう。
対して重要でないものに時間をかけたり、重要な物が後回しになってしまって、結局時間が無くなったり、作業を延長したりする必要がでてきます。
一覧を作成することで、全体を見渡し、重要なものや同時にできるものを把握することができるのです。
一覧を作成する例
やる事は簡単ですので、以下に例を出します。
例１ 買い物
買い物する場合は、買おうと思っているものを書き出します。
- 牛乳
- クッキー
- パン
- 台所用洗剤
という具合です
次に一覧を眺めて、本当に買うものを決めます。
- 牛乳
クッキー- パン
- 台所洗剤
クッキーはやっぱり買うのをやめましたので、取り消し線で消しました。
あとは、この一覧を持って、お店へ行き、順番に買うだけです。
一覧を作る事で、
- どの店に行くか
- どの順番で買うか
も考えることができます。
例２ たくさんの本を整理
たくさん物があって、整理したい場合でも、一覧を使います。
とりあえず、すべての本を一覧にしましょう。
- 小説「燃えよ杖」
- 自己啓発本「一覧の力」
- 自己啓発本「あなたも整理上手」
- 漫画「究極少年Ｇ」
- 小説「坂本がゆく」
のような感じです。（本のタイトルは架空の物です。）
一覧にすると、例えば、小説が複数あるな、と分かりますので、順番を入れ替えて見やすくします。
- 小説「燃えよ杖」
- 小説「坂本がゆく」
- 自己啓発本「一覧の力」
- 自己啓発本「あなたも整理上手」
- 漫画「究極少年Ｇ」
あとは、一覧に従って、本を手にとり、棚に並べるだけです。
例３ 複雑な作業
仕事やプライベートでも複雑な作業は発生します。
そのような場合でも、一覧が使えます。
- 車を水洗いする
- 水分を拭き取る
- ワックスをかける
- ワックスを拭き取る
- 車内を掃除機がけする
という具合です。
- 全部でどのような作業があって
- どのような順番で行うか、また、同時に行うか
- 他の人にお願いできる作業はどれか
を検討でき、効率良く作業が進められます。
上級編「絞り込み」
「一覧のうち、これと、これをやる。」という場合は、よくあります。
その場合は、一覧のどれを対象とするか、まず、対象となるものに、印を付けます。
その後印を付けたもののみ順番に処理することができます。
ちなみに、Excelなどの表計算ソフトで一覧を作っている場合、「フィルタ」という技を使うと非常に効率的です。
一覧を作成するときのコツ
少しだけコツがあります。これを守れば、一覧マスターになれます。
すべてを記載する
一覧を作成する時点で、その項目が不要だと思って省いてはいけません。
あとから、追加するのは至難の技です。
要らないかも、と思っても一覧に記載しましょう。
不要ならあとで簡単に消せます。
明細で作成する
一覧を作成するときは、その時点で考えられる限りの明細で作成します。
複数の項目を１つにまとめたりしてはいけません。
例えば、牛乳とオレンジジュース、グレープフルーツジュースをまとめて、「飲み物」と記載したりしてはいけません。
最後に
「一覧を作成する」という一手間をかけるだけで、非常に効率的に進めることができます。
騙されたと思って、やってみてください。
作業効率も上がって、達成感もでますよ！！
編集履歴
2014/07/04 初版
2014/08/11 「一覧を作成しないとどうなるか」追記)
