UnscheduledTaskListの使い方



netamono.で公開しているリフィルの中で、最も分かりにくいであろうUnscheduledTaskListについて解説します。

長いので、ゆっくりお読みください。

実行時期が決まっていないタスクの管理から、委任状態の管理、大きなタスクの計画など、かなりの事が一枚のシートで出来るように設計してあります。

そもそも、タスクが多くない人は、このシート一枚でタスク管理が出来てしまうかもしれません。

項目の説明

まずは、項目の説明から

①In

発生日です。
記入や、思いついた日を記入します。
ジャーナルメモや会議メモからの転記の場合には、 いつのメモか分かるようにその日付を記入します。
UnscheduledTaskListからの転記の場合は、→を付けて日付を記入します。

②Limit

タスクの期限を記入します。
期限なので、「絶対にその日までに 実行しなければどこかに悪影響が出る日」を記入します。

③@/→

タスクを実行できる状況や相手、時期などを記入します。
GTD的に言うと、コンテキストですね。

また、「→」を付けて誰かに委任したい事を記入します。
フランクリン・プランナー的にいうと、Delegateですね。

筆者はコンテキストとして使用する場合は、面倒なので、@は省略しています。
また、人だけでなく、状況や時期、場所、条件(「依頼発生時」など) でも良いでしょう。
要はそのタスクを実行可能かを判断できる事柄を記入します。

④Complete

完了日を記入します。
日付が面倒ならレ点だけでも良いかと思いますが、ジャーナルメモ等を参照する場合に便利が事が多いので、完了日を記入する方がおすすめです。

また、スケジュールが決まって、Weeklyなどのスケジュールに転記した場合も日付を記入します。
その場合、日付に括弧をつけるなどをすると後で分かりやすいです

UnscheduledTaskListへ転記した場合は、→をつけて日付を記入します。

⑤Tasks

タスクの内容を記入します。
括弧内にはカテゴリ等を記入すると良いでしょう。

 ⑥カテゴリ

ページを全体を一つのカテゴリやプロジェクト用に使う場合、ここに記入すると良いでしょう。

⑦完了チェック

ページ全体が完了したらここにチェックマークを付けます。
UnscheduledTaskListは、使っていてしばらくすると、数個のタスクが残る状態となります。
ページが増えてくると、全部終わっているページなのか、タスクが残っているのかが判断しにくくなるため、ページ自体にチェックマークを付けています。

使い方

マスタータスクリストとして使う

いつかやろうと思っているタスクをすべて記入して、マスタータスクリストとして使います。
やり方は簡単。
とりあえず、やるべき事をすべて記入するだけです。

あとは、今出来ることを順番に実行するか、いつ実行するかを決め、Completeを増やしていくだけです。

INBOXとして使う

GTD的にINBOXとして使用する事も可能です。

思いついたやるべき事をとりあえずこのシートに記載します。
一通り記載したら、次は「処理」します。
今出来る事を実行したり、いつやるかを決めます。

委任管理として使う

「→」の欄を使用して、誰かに任せられるタスクは、誰かに委任します。
委任したら、 完了報告があるまで待って、完了を確認後、Complete欄に日付を記載します。
できれば、委任した日をメモしておくとより良いでしょう。

目標設定に使う

目標も一旦UnscheduledTaskListに記載してしまいます。
目標に向けて、タスクを分解しさらにUnscheduleTaskListに記入します。
このとき、別のUnscheduledTaskListを作って、右上のカテゴリ欄に目標を記入して別管理としても良いですし、同じページにどんどん記入しても良いです。
分解したら元のタスクのComplete欄に→を付けて日付を書きます。
分解した方のタスクには、In欄に→をつけて日付を書きます。

分解したタスクは実行するなり、さらに分解してUnscheduledTaskListに追記して実行してゆきます。

プロジェクトのタスクリストとして使う

右上のカテゴリ欄にプロジェクト名を記入して、プロジェクト専用のタスクリストとして使う事ができます。

また、Tasksの括弧内にプロジェクトの略号を書いて、使う事も可能です。

その他の使い方

UnscheduledTaskListは使い方次第では、GTDにも使えますし、The Autofocus Time Management Systemにも使えます。

レビューする

UnscheduledTaskListは定期的にレビューすることをおすすめします。
定期的に見返すことで、忘れているタスクを思い出したり、実は完了していたり、する必要が無くなったタスクを整理することができます。

また、上にも書きましたが、UnscheduledTaskListは、しばらく使っているとページ上に残り数個のタスクが残った状態となります。
こうなると、このシートの効果が半減するので、新しいUnscheduledTaskListに転記して、古いUnscheduledTaskListは、完了にしてしまいます。
こうする事で、完了タスクを整理したり、新しく計画を考える事が可能です。

最後に

UnscheduledTaskListと大げさな名前が付いていますが、要は汎用的なタスクリストです。
筆者は、上の使い方を「一枚の紙」にごちゃ混ぜに書いて使っています。
あえて、このリフィルである必要もありませんが、使っていただければ幸いです。

ダウンロード

UnscheduledTaskListは こちらからダウンロードできます。

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  • ありがとうございます。
    このシートは、netamono.式の目玉のひとつです。
    どんどん改良を加えていきたいと思っていますので、ご意見があればお気軽にどうぞ。

  • otsumira320

    これまでは、すべて日単位で管理していたので、切り出して管理すると転記の負荷が無くなるので助かります。
    それに、「委任管理」機能は目から鱗が。。